Abnahmeprotokoll Software: Vorlage für kleine Aufträge

Viele kleine IT-Aufträge enden ohne erkennbaren Abschluss. Der Entwickler schreibt „ist online“, du schaust kurz drauf, findest es gut, die Rechnung kommt, du zahlst. Drei Wochen später fällt auf, dass die Bestätigungsmail auf dem Handy nicht ankommt. War das schon immer so? Ist das ein neuer Auftrag oder Nachbesserung? Niemand weiß es mehr genau.

Ein Abnahmeprotokoll beantwortet diese Fragen, bevor sie entstehen. Bei einem Auftrag über zwei Stunden ist es eine halbe Seite. Bei einem Plugin oder einer Schnittstelle vielleicht eine ganze.

Warum die Abnahme bei Software so viel auslöst

Kleine IT-Aufträge mit klarem Ergebnis sind meist Werkverträge. Für sie regelt das BGB die Abnahme, und an ihr hängen mehrere Rechtsfolgen.

Nach § 641 BGB wird die Vergütung bei der Abnahme fällig. Vorher muss nicht gezahlt werden, sofern nichts anderes vereinbart ist, etwa Abschlagszahlungen.

Nach § 640 BGB bist du verpflichtet, ein vertragsgemäß hergestelltes Werk abzunehmen. Wegen unwesentlicher Mängel darfst du die Abnahme nicht verweigern. Nimmst du ein Werk ab, obwohl du einen Mangel kennst, verlierst du wegen dieses Mangels die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung, es sei denn, du behältst sie dir bei der Abnahme ausdrücklich vor. Das ist der wichtigste Satz für jedes Protokoll.

Mit der Abnahme dreht sich außerdem die Beweislast. Vorher muss der Entwickler zeigen, dass sein Werk in Ordnung ist. Danach musst du zeigen, dass ein Mangel schon bei der Abnahme vorhanden war. Und in vielen Fällen beginnt mit der Abnahme die Verjährungsfrist für Mängelansprüche nach § 634a BGB.

1. Vergütung wird fällig§ 641 BGB, sofern nichts anderes vereinbart ist.
2. Beweislast wechseltAb jetzt musst du einen Mangel nachweisen, nicht der Entwickler die Mangelfreiheit.
3. Bekannte Mängel nur mit VorbehaltOhne Vorbehalt entfallen Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung für diese Mängel (§ 640 Abs. 3 BGB).
4. Fristen beginnenIn vielen Fällen startet die Verjährung der Mängelansprüche (§ 634a Abs. 2 BGB).

Die fiktive Abnahme: Schweigen hat Folgen

Seit 2018 gibt es in § 640 Abs. 2 BGB eine Regel, die viele Auftraggeber nicht kennen. Setzt dir der Entwickler nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme, und du reagierst nicht oder verweigerst die Abnahme ohne Angabe eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen.

Für Unternehmen heißt das: Eine Mail mit „Bitte bis Freitag abnehmen“ ist ernst zu nehmen. Wer im Urlaub ist oder es vergisst, hat abgenommen. Verbraucher sind besser geschützt. Bei ihnen greift die Regel nur, wenn der Entwickler sie zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hat.

Die Lösung ist simpel. Prüf innerhalb der Frist, und wenn du Mängel findest, nenn mindestens einen konkret. „Gefällt mir nicht“ reicht nicht.

Abnahme ohne Worte: wenn Nutzung und Zahlung reichen

Eine Abnahme muss nicht ausdrücklich erklärt werden. Auch durch schlüssiges Verhalten kann sie zustande kommen, etwa wenn du die Leistung nach einer angemessenen Prüfzeit ohne Beanstandung nutzt und die Rechnung vorbehaltlos bezahlst. Juristen sprechen von konkludenter Abnahme. Wann genau sie vorliegt, hängt vom Einzelfall ab.

Für die Praxis ist das ein Argument mehr für ein kurzes Protokoll. Ohne ausdrückliche Erklärung ist später oft unklar, ob und wann abgenommen wurde. Mit Protokoll steht es schwarz auf weiß, inklusive der Mängel, die du dir vorbehalten hast.

Ein typischer Fehler: Die Rechnung wird bezahlt, während noch ein bekannter Mangel offen ist, und niemand schreibt das irgendwo hin. Zahle in diesem Fall mit einem kurzen Satz in der Mail, dass die Zahlung unter Vorbehalt des offenen Mangels erfolgt. Das kostet zehn Sekunden.

Teilabnahmen bei etwas größeren Aufträgen

Besteht ein Auftrag aus klar trennbaren Teilen, etwa erst das Plugin, dann die Schnittstelle zu einem externen Dienst, kann eine Teilabnahme sinnvoll sein. Jeder Teil wird für sich geprüft, abgenommen und bezahlt. Das gibt dem Entwickler früher Geld und dir früher Klarheit, ob die Richtung stimmt.

Teilabnahmen müssen vereinbart werden, sie entstehen nicht von selbst. Schreib in die Auftragsbestätigung, welche Teile einzeln abgenommen werden und welche Kriterien jeweils gelten. Bei Aufträgen unter einem Tag Aufwand lohnt sich der Aufwand meist nicht. Ab zwei, drei Tagen oft schon, vor allem wenn Abschlagszahlungen vereinbart sind.

Vorlage: Abnahmeprotokoll für einen kleinen Software-Auftrag

Die folgende Vorlage ist ein Beispiel für kleine Aufträge, kein geprüfter Vertragstext. Bei hohen Summen oder Streit lohnt der Blick eines Anwalts.

ABNAHMEPROTOKOLL

Auftraggeber:      [Name, Firma]
Auftragnehmer:     [Name, Firma]
Leistung:          [Kurzbezeichnung, z. B. „Anbindung Shop an Buchhaltung“]
Grundlage:         Angebot / Auftragsbestätigung vom [Datum]
Geprüft am:        [Datum], Umgebung: [Live / Staging, Geräte, Browser]

1. Geprüfte Kriterien
   Nr. | Kriterium (aus dem Auftrag)                 | erfüllt | nicht erfüllt
   1   | ...                                          |   [ ]   |     [ ]
   2   | ...                                          |   [ ]   |     [ ]
   3   | ...                                          |   [ ]   |     [ ]

2. Festgestellte Mängel
   Nr. | Beschreibung (Schritte, erwartet, tatsächlich) | wesentlich? | Frist
   M1  | ...                                            | ja / nein   | [Datum]

3. Übergaben
   [ ] Quellcode / Repository-Zugang   [ ] Dokumentation / Änderungsnotiz
   [ ] Zugänge zurückgegeben oder deaktiviert

4. Ergebnis
   [ ] Abgenommen ohne Mängel
   [ ] Abgenommen. Vorbehalten bleiben die Rechte wegen der Mängel M1 bis M...,
       die bis [Datum] beseitigt werden.
   [ ] Abnahme verweigert wegen wesentlicher Mängel: M...

Ort, Datum, Auftraggeber             Ort, Datum, Auftragnehmer

Die Zeile mit dem Vorbehalt ist der Kern. Sie sichert deine Rechte wegen der Mängel, die du kennst, und gibt dem Entwickler trotzdem die Sicherheit, dass der Auftrag im Wesentlichen erledigt ist.

Wesentlich oder unwesentlich: wo die Grenze liegt

Das Gesetz definiert „unwesentlich“ nicht. Für kleine Software-Aufträge hilft eine praktische Frage: Kannst du die Leistung für ihren Zweck nutzen, auch wenn der Mangel noch da ist?

Ein verrutschter Abstand im Formular auf einem einzigen Gerät ist unwesentlich. Das Formular erfüllt seinen Zweck. Ein Formular, dessen Anfragen nicht ankommen, ist wesentlich mangelhaft, egal wie gut es aussieht. Eine Schnittstelle, die 98 von 100 Belegen überträgt und bei zweien still scheitert, ist ebenfalls wesentlich mangelhaft, weil du dich auf sie nicht verlassen kannst.

Diese Abgrenzung wird viel einfacher, wenn du vorher prüfbare Akzeptanzkriterien vereinbart hast. Dann gehst du bei der Abnahme die Liste durch und musst nicht über Eindrücke diskutieren. Jeder Mangel, den du findest, beschreibst du am besten wie einen Fehlerbericht: Schritte, erwartet, tatsächlich.

So läuft eine Abnahme bei kleinen Aufträgen ab

Plan für die Prüfung echte Zeit ein. Eine Viertelstunde Klicken auf dem eigenen Laptop ist keine Abnahme. Was sich bewährt, ohne aufwendig zu sein:

• Jedes vereinbarte Kriterium einzeln prüfen und abhaken
• Test auf einem Smartphone und am Desktop
• Geschäftskritische Abläufe gegenprüfen: Bestellung, Formular, Login
• Mängel mit Schritten und Screenshot notieren
• Übergaben prüfen: Code, Doku, Zugänge
• Ergebnis schriftlich bestätigen, mit Vorbehalt für bekannte Mängel

Der dritte Punkt ist wichtig, weil kleine Änderungen gern Nebenwirkungen haben. Eine Anpassung am Theme kann das Bestellformular betreffen, das gar nicht Teil des Auftrags war.

Nach der Abnahme sollten Zugänge, die der Entwickler nur für diesen Auftrag hatte, deaktiviert werden. Wie du das sauber regelst, steht unter Zugangsdaten sicher weitergeben. Und falls Code übergeben wird, kläre spätestens jetzt, welche Rechte du daran bekommst. Der Beitrag zu Nutzungsrechten an Software vom Freelancer erklärt, worauf es ankommt.

Abnahme per Mail: eine Musterformulierung

Für einen Auftrag über ein paar hundert Euro wirst du kein Formular ausdrucken. Eine Mail reicht, wenn sie die entscheidenden Punkte enthält:

Hallo [Name],

ich habe die Änderung am [Datum] auf [Gerät/Browser] geprüft.
Die Kriterien 1 bis 3 aus deinem Angebot vom [Datum] sind erfüllt.
Ich nehme die Leistung hiermit ab.

Vorbehalten bleiben meine Rechte wegen folgendem Mangel:
M1: [Beschreibung]. Bitte bis [Datum] beheben.

Viele Grüße
[Name]

Wer häufiger Software beauftragt und dabei merkt, dass jede Abnahme zur Verhandlung wird, hat meist kein Protokollproblem, sondern ein Beschreibungsproblem am Anfang. Größere Vorhaben profitieren von einem Partner, der Abnahmekriterien von vornherein in den Ablauf einbaut, etwa einem Studio wie OnlineBuilders.

Für deinen laufenden Auftrag: Kopier die Vorlage oder die Mustermail, trag die Kriterien aus deinem Angebot ein und plane die halbe Stunde Prüfung fest in den Kalender, bevor die Frist des Entwicklers abläuft.

Häufige Fragen

Muss das Abnahmeprotokoll unterschrieben werden?

Das Gesetz schreibt keine Form vor. Bei kleinen Aufträgen genügt eine Mail, in der du die Abnahme erklärst und Mängel auflistest. Wichtig ist, dass beide Seiten später nachweisen können, was wann erklärt wurde.

Was ist eine fiktive Abnahme?

Setzt der Entwickler dir nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und du verweigerst sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn sie mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen wurden.

Darf ich die Abnahme wegen eines kleinen Fehlers verweigern?

Nein. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Du nimmst dann ab, listest den Fehler im Protokoll auf und vereinbarst eine Frist zur Behebung.

Was passiert, wenn ich nach der Abnahme einen Fehler finde?

Mängel, die du bei der Abnahme nicht kanntest, kannst du weiterhin geltend machen. Du musst dann allerdings beweisen, dass der Mangel schon bei der Abnahme bestand. Je gründlicher du vorher prüfst, desto seltener kommst du in diese Lage.