Festpreis oder Stundensatz: was bei kleinen Aufträgen passt

Ein Festpreis fühlt sich sicher an. Du weißt vorher, was es kostet, und wenn es länger dauert, ist das nicht dein Problem. Genau deshalb steckt in jedem Festpreis ein Aufschlag. Ein Entwickler, der das Risiko übernimmt, dass aus vier Stunden acht werden, rechnet dieses Risiko ein. Alles andere wäre unvernünftig.

Die Frage ist also nicht, welches Modell billiger ist. Die Frage ist, wer das Risiko besser einschätzen kann: du oder der Entwickler.

Die Grundregel: Wer das Risiko kennt, sollte es tragen

Bei einer klaren Aufgabe in einem System, das der Entwickler kennt, kann er den Aufwand gut schätzen. Dann ist sein Risikoaufschlag klein, und ein Festpreis ist für beide Seiten angenehm. Typische Beispiele: ein zusätzliches Feld im Formular, eine neue Unterseite nach Vorlage, die Umstellung des Mailversands auf SMTP.

Bei unklarer Ursache kann niemand den Aufwand seriös schätzen. Ein Fehler, der nur manchmal auftritt, in Code, den jemand anderes geschrieben hat, kann in einer Stunde gefunden sein oder in zehn. Verlangst du dafür einen Festpreis, bekommst du entweder ein Angebot über zehn Stunden oder eine Absage. Beides hilft dir nicht.

Dazwischen liegen die meisten kleinen Aufträge. Für sie funktioniert eine Kombination oft am besten.

Kriterium	Festpreis	Aufwand mit Obergrenze	Analyse + Festpreis
Kosten vorher bekannt		Obergrenze bekannt	nach der Analyse
Risikoaufschlag im Preis			gering
Gut bei unklarer Ursache
Änderungen während der Arbeit	kosten extra	einfach	kosten extra
Aufwand für dich	Beschreibung muss genau sein	Zeiterfassung prüfen	zwei Entscheidungen

Rechenbeispiel: dieselbe Aufgabe, drei Modelle

Angenommen, ein Entwickler schätzt eine Anpassung an einem Shop-Plugin auf sechs bis zehn Stunden, je nachdem, wie der vorhandene Code aussieht. Sein Stundensatz liegt bei 90 Euro netto, dem Median freiberuflicher Softwareentwickler laut freelancermap vom September 2026. Alle anderen Werte sind Annahmen für das Beispiel.

Festpreis: obere Schätzung 10 h plus 10 % Puffer

990 €

Aufwand, wenn es gut läuft (6 h)

540 €

Aufwand, wenn es schlecht läuft (10 h, Obergrenze)

900 €

Kombination: Analyse 1,5 h + Festpreis für Rest 6 h

675 €

Spanne der Modelle

540 € bis 990 €

Angenommene Werte zur Veranschaulichung. Tatsächliche Aufschläge und Aufwände unterscheiden sich je Anbieter.

Was das Beispiel zeigt: Der Festpreis ist hier das teuerste Modell, dafür das einzige ohne Überraschung. Die Kombination kommt günstig weg, weil nach anderthalb Stunden Analyse aus der Spanne von sechs bis zehn Stunden eine belastbare Zahl geworden ist und der Puffer kleiner ausfallen kann. Ob du lieber 990 Euro sicher oder 540 bis 900 Euro unsicher zahlst, ist eine Frage deiner Liquidität und deiner Nerven, nicht der Mathematik.

Was das Gesetz zu Kostenanschlag und Überschreitung sagt

Bei kleinen IT-Aufträgen mit klarem Ziel liegt meist ein Werkvertrag vor. Für die Vergütung kennt das BGB ein paar Regeln, die man kennen sollte.

Ist gar kein Preis vereinbart, gilt nach § 632 BGB die übliche Vergütung als vereinbart. Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu bezahlen. Wer für eine Schätzung Geld nehmen will, muss das also vorher sagen.

Spannend wird es bei der Überschreitung. Nach § 649 BGB muss der Unternehmer dir unverzüglich Bescheid geben, wenn sich zeigt, dass ein unverbindlicher Kostenanschlag wesentlich überschritten wird. Du darfst dann kündigen und zahlst nur, was bis dahin geleistet wurde. Was „wesentlich“ bedeutet, legt das Gesetz nicht fest. Genau deshalb ist eine vertraglich vereinbarte Obergrenze für dich besser als eine Diskussion über Prozentsätze.

Beim echten Festpreis, also einer verbindlichen Pauschale, trägt der Entwickler das Risiko, dass der vereinbarte Umfang mehr Zeit braucht. Er darf mehr verlangen, wenn du mehr willst. Und das passiert schneller, als man denkt.

Der Festpreis-Killer: Änderungen während der Arbeit

„Kannst du, wenn du schon dabei bist, noch kurz …“ ist der Satz, an dem Festpreise zerbrechen. Jeder Zusatzwunsch ist ein Nachtrag, und Nachträge werden meist nach Aufwand abgerechnet. Das ist fair, führt aber dazu, dass aus einem Festpreis von 600 Euro unbemerkt 1.100 werden.

Zwei Regeln helfen. Erstens: Änderungen nur schriftlich, mit kurzer Schätzung vom Entwickler und deinem Okay, bevor er anfängt. Zweitens: Sammle Zusatzwünsche und vergib sie als eigenen kleinen Auftrag nach der Abnahme des ersten. So bleibt die Abnahme sauber, und du siehst, wofür du bezahlst. Wie man eine Abnahme dokumentiert, steht im Beitrag zum Abnahmeprotokoll.

Die beste Vorbeugung ist eine Beschreibung mit einer Zeile „Nicht enthalten“. Wie die aussieht, zeigt die Vorlage unter Programmierer beauftragen.

Was auf eine Rechnung nach Aufwand gehört

Wer nach Stunden bezahlt, muss nachvollziehen können, wofür. Das ist kein Misstrauen, sondern normale Buchführung. Ein seriöser Entwickler legt der Rechnung einen Tätigkeitsnachweis bei, ohne dass du danach fragen musst.

Ein brauchbarer Nachweis enthält pro Eintrag das Datum, die Dauer und eine Tätigkeit in einer Zeile, die auch ein Laie versteht. „Fehleranalyse Checkout, Log-Auswertung“ ist in Ordnung. „Diverses“ über drei Stunden ist es nicht. Frag nach, wenn einzelne Posten unverhältnismäßig wirken. Meist gibt es eine einfache Erklärung, etwa eine unerwartete Abhängigkeit zu einem anderen Plugin.

Achte auch auf den Abrechnungstakt. Bei 15-Minuten-Schritten werden aus fünf Minuten Telefonat eine Viertelstunde. Das ist üblich und in Ordnung, wenn es vorher vereinbart war. Bei vielen kurzen Rückfragen summiert es sich aber. Bündle deine Fragen deshalb in eine Mail, statt fünfmal anzurufen.

Bei einem Festpreis brauchst du keinen Stundennachweis. Dafür solltest du bei der Abnahme genau prüfen, ob alle vereinbarten Punkte erfüllt sind, denn danach ist die Vergütung fällig und spätere Diskussionen werden schwieriger.

Musterformulierungen für beide Modelle

Für eine Bestätigung per Mail genügen wenige Sätze. Die folgenden Formulierungen sind Beispiele, kein geprüfter Vertragstext.

Festpreis
„Für die oben beschriebene Leistung vereinbaren wir einen Festpreis von
[Betrag] Euro netto. Änderungen oder zusätzliche Leistungen werden vorher
schriftlich abgestimmt und nach Aufwand zu [Satz] Euro netto pro Stunde
abgerechnet. Die Vergütung ist nach Abnahme fällig.“

Aufwand mit Obergrenze
„Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand zu [Satz] Euro netto pro Stunde im
15-Minuten-Takt. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung werden höchstens
[Stunden] Stunden abgerechnet. Ist absehbar, dass diese Grenze nicht
reicht, informierst du mich, bevor sie erreicht ist.“

Die letzte Zeile ist die wichtigste. Sie verlagert die Entscheidung zu dir, bevor das Geld weg ist, und nicht danach.

Welches Modell für welchen Auftrag

Als grobe Orientierung, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

Für laufende Änderungen lohnt ein Blick auf die Kosten einzelner Eingriffe, die im Beitrag Website-Änderung: Kosten aufgeschlüsselt sind. Die Sätze selbst und warum sie so hoch sind, wie sie sind, erklärt der Beitrag zum Programmierer-Stundensatz.

Wird aus vielen kleinen Aufträgen über die Monate ein dauerhaftes Produkt, lohnt ein anderer Blick: Dann ist ein Partner, der Software entwickelt und betreibt, oft sinnvoller als die Frage nach dem besten Abrechnungsmodell für das nächste Ticket.

Für deinen nächsten Auftrag heißt das konkret: Frag den Entwickler nach einer Spanne statt nach einer Zahl. Ist die Spanne eng, nimm den Festpreis. Ist sie weit, vereinbare eine kurze Analyse nach Aufwand und lass dir danach einen Festpreis machen.

Häufige Fragen

Darf der Entwickler beim Festpreis nachträglich mehr verlangen?

Nicht für den vereinbarten Umfang. Mehr darf er verlangen, wenn du zusätzliche oder geänderte Leistungen willst. Deshalb ist eine genaue Beschreibung, was im Festpreis enthalten ist und was nicht, so wichtig.

Was passiert, wenn eine Schätzung deutlich überschritten wird?

Wurde ein unverbindlicher Kostenanschlag vereinbart, muss der Unternehmer eine wesentliche Überschreitung nach § 649 BGB unverzüglich anzeigen. Du kannst dann kündigen und zahlst nur die bis dahin erbrachte Leistung. Feste Prozentgrenzen nennt das Gesetz nicht.

Ist ein Stundenbudget dasselbe wie ein Dienstvertrag?

Nein. Auch beim Werkvertrag kann nach Aufwand abgerechnet werden. Entscheidend ist, ob ein Ergebnis geschuldet wird oder nur die Tätigkeit. Bei kleinen IT-Aufträgen mit klarem Ziel ist es meist ein Werkvertrag, egal wie abgerechnet wird.

Wie hoch sollte die Obergrenze bei Abrechnung nach Aufwand sein?

Ein brauchbarer Ansatz ist die obere Schätzung des Entwicklers. Ist sie erreicht, ohne dass das Ziel erreicht wurde, wird gestoppt und gemeinsam entschieden. So zahlst du nie mehr als vereinbart, ohne vorher gefragt worden zu sein.